Utvärdering av föreningens verksamhet

För att en förenings verksamhet ska gå framåt är det viktigt att ibland stanna upp och fundera på verksamheten. Att beskriva utvärdering för en förening är inte helt enkelt. En orsak är att utvärdering i sig inte är en metod, utan snarare olika förhållningssätt. Utvärdering som förhållningssätt handlar bland annat om värdet i en given situation, i förhållande till olika förväntningar och händelseförlopp (engelska Evaluation, value = värde). Att utvärdera något lyckas inte utan ett sammanhang.

Värdet är djupast sett förankrat i människors värderingar. Det finns ingen värderingsfri och totalt objektiv utvärdering. En utvärdering är värdelös om den inte leder till ökad kunskap som i sin tur omsätts i handling. Således är utvärdering alltid kopplat till lärande, både för människor och för organisationer.

Däremot kan man inom ovanstående ramar tala om olika utvärderingsmetoder. Men innan frågan "hur" kommer frågan "varför göra en utvärdering" och vilka beslut som bör göras när man påbörjar en utvärdering.

Fundera på

• Varför görs utvärderingen?
• Extern eller intern utvärderare?
• Identifiera alla berörda grupper
• Gör en kartläggning av olika gruppers behov och önskemål
• Vad ger kartläggningen – vilka frågor?
• Välj design, samla in och bearbeta data
• Informera om resultaten
• Hur skall resultaten omsättas i verkligheten?

Det finns en oändlig mängd olika utvärderingsverktyg som används i ett sammanhang som skall utvärderas, och den pedagogiska litteraturen inom området är oöverskådlig. Grovt indelat gäller utvärdering tre tidsmässigt olika förlopp för vilka det finns olika metoder med olika svårighetsgrader:

• utvärdering som punktinsats (diagnostisk utvärdering)
• utvärdering som projekt (summativ utvärdering)
• utvärdering som process (formativ utvärdering)

Utvärderingsmetod 1: Diagnostisk utvärdering

Diagnostisk utvärdering ger, så som namnet säger, en diagnos över tillståndet just nu och deltagarnas åsikter, känslor och slutsatser. Denna metod är den vanligaste formen av utvärdering och svarar på standardfrågorna

• vad är bra?
• vad är dåligt?
• vad kan förbättras?

På detta sätt ger metoden information om nuläget; problem och glädjeämnen, och ibland också konkreta utvecklingsförslag. Metoden kan genomföras på två olika sätt:

• självutvärdering, då deltagarna i första hand utvärderar sin egen insats. Denna utförs individuellt och kan göras muntligt, skriftligt eller visuellt på många olika kreativa sätt.
• grupputvärdering då deltagarna i första hand utvärderar någon annans insats. Denna utförs vanligen i grupp, men kan naturligtvis även göras individuellt muntligen, skriftligen eller via något annat uttryck.

"Diagnosen" kan egentligen göras när som helst i början, mellan eller efter något arbetspass, och kräver inte mycket tid – detta är fördelen med metoden. Samtidigt är metodens begränsning ofta att informationen är kortfattad och ibland ytlig, beroende på stundens känsla och korta distans. Dessutom är diagnosen litet som vädret – vad är "bra" och vad "dåligt" väder är subjektivt och beroende av många andra faktorer.

Exempel på diagnostisk metod: PMI (Plus, Minus, Intressant)

I en förening kan till exempel PMI användas för att utvärdera ett evenemang eller en kurs som föreningen ordnat.

Utvärderingsmetod 2: Summativ utvärdering

Summativ utvärdering är, som namnet säger, en uppsummering av en kortare eller längre tidsperiod, en sorts slutvärdering. Denna metod är vanlig inom projekt som har en början och ett slut, men också på arbetsplatser och inom utbildningsvärlden.

Summativ utvärdering samlar ihop erfarenheter – framgångsfaktorer och bakslag, styrkor och svagheter och liknande under en definierad tidsperiod. Vanligtvis brukar denna form av utvärdering genomföras i slutet av perioden, men man kan också använda sig av summativ utvärdering i till exempel en mellanrapport.

Resultatet från summativ utvärdering är beroende av hur fokuserad själva insamlingen av data är – bra frågor brukar ofta ge bra svar, och vice versa. Metoden genomförs oftast skriftligt, men kan även vara i form av ett visuellt dokument, till exempel ett collage eller en film.

Exempel på summativ utvärdering: SWOT-analys

Ett av de vanligaste redskapen för att analysera en grupps eller organisations verksamhet är SWOT-analysen, som hjälper att ta fram föreningens styrkor och svagheter, hot och möjligheter (SWOT från engelskans Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats).

Ofta ger SWOT-analysen ett bra underlag för vidare åtgärder. Men för att analysen skall vara tillräckligt djupgående kan det vara bra att även ta fram historiska uppgifter och vissa grundfakta om föreningen. Om föreningen har tillgång till en historik eller andra uppgifter kan dessa vara till en hjälp att se nulägets behov. Det heter ju att man bör känna sin historia för att kunna orientera sig framåt.

Utvärderingsmetod 3: Formativ utvärdering

Formativ utvädering är en sorts processutvärdering och är den mest krävande formen av utvärdering. Det formativa består i att söka och identifiera förändringar under processens gång:

• ny information
• ny kunskap
• förändrade handlingsmönster
• omprövade värderingar

Fokus inom formativ utvärdering läggs på lärdomar, erfarenheter och praktisk nytta, inte bara hos enskilda personer utan sammantaget inom hela organisationen. Detta innebär ett demokratiskt ansvar från de som innehar ledaruppgifter att samla in och förankra lärdomarna hos alla som är involverade, och synliggöra förändringarna i konkreta handlingsplaner och strategier för framtiden.

Exempel på formativ utvärdering: 360 grader

360 grader görs genom att intervjua alla intressenter kring en aktivitet, ett projekt eller dylik, mer krävande insats. Namnet anger att alla berörda skall höras, och inte endast den inre kretsen. En förening som till exempel haft ett EU-projekt, kan göra en processutvärdering med 360 grader för att få en möjligast holistisk bild av projektets förlopp och resultat.