E-postmöten i föreningsstyrelser

Nu när alla försöker undvika fysiska möten har vi en separat artikel klargjort vad som gäller för föreningens årsmöten. Föreningens styrelse och andra organ kan däremot vara mera flexibla i sitt sätt att mötas.

Föreningslagen har inga direkta bestämmelser om hur styrelsens möten skall ordnas eller gå till. Däremot kan föreningar ha vissa regler och krav i sina stadgar. Om föreningen inte har någon formulering i stadgarna som förbjuder annat än fysiska möten så är det fritt fram att mötas hur man vill. Föreningslagens mötesbestämmelser gäller endast föreningens medlemsmöten.

Man bör dock komma ihåg vissa grundläggande principer:

1. Styrelsen kan komma överens om att man kan hålla möten också per e-post eller på något annat sätt i sociala media. Men då måste alla styrelsemedlemmar ha tillgång till e-post eller annat media och alla i styrelsen måste också godkänna förfarandet. Om en i styrelsen motsätter sig ett e-post möte kan det inte hållas.

2. Ett e-postmöte kräver också litet mer förberedelser av den som brukar föredra ärendena. Det fungerar bättre om det finns färdiga beslutsförslag som de övriga styrelsemötena kan ta ställning till. Styrelseledamöterna kan sedan svara med att man understöder/godkänner förslaget. Men förstås kan var och en också komma med motförslag eller synpunkter. Om diskussionskedjan blir lång är det klarast om mötesordförande till sist upprepar tydligt vad man beslutat. Om något ärende kräver mycket diskussion är det möjligt att man före mötet för en informell diskussion om detta ärende innan det tas upp på mötet.

3. Det viktiga är att alla svarar i e-posten till alla deltagare. Grundprincipen för ett möte som sker på annat sätt en genom fysiskt möte är att alla mötesdeltagare har möjlighet att ta del av all diskussion som förs i ett ärende. Därför kan ordförande t.ex. inte e-posta eller  ringa/skypa runt till styrelsemedlemmarna och turvis diskutera ett ärende.

4. Det bör finnas klara tidsgränser och regler för mötet. Alternativt att alla deltagare måste kvittera/svara att dom godkänner ett förslag. Idealet är att alla är samlade vid datorn/telefonen "on line" vid en viss tid men ett e-postmöte kan också pågå flera dagar om man vill. Då måste man ge en klar tidsgräns när mötet är slut. De som inte svarat till dess anses ha omfattat förslaget. Det kan också vara bra att alla deltagare kvitterar att dom är med när mötet öppnas.

5. Slutligen måste man göra ett normalt protokoll också över e-postmötet. Om mötet pågår under flera dygn är det väl enklast att datera protokollet enligt den dag mötet avslutas.

Gällande justeringen av protokollet kan man ta till olika alternativ. Är det bråttom med något kan ju mötet besluta att justera protokollet omedelbart. Hela styrelsen kan justera protkollet på sitt följande möte. Om man däremot utser protokolljusterare behövs ju deras underskrift. Den kan fås fysiskt genom att posta protokollet till protokolljusterarna. Men det räcker också med protokolljusterna skriver under och skannar in protokollet med underskrift och sänder det med epost till den som arkiverar det.

Det går också att göra så att man preliminärt beslutar om enskilda saker via e-post och sedan i ett senare skede på ett fysiskt möte bekräftar och protokollför enskilda beslut som gjorts per e-post eller på annat sätt.

Det kan vara bra att spara e-postfilerna åtminstone tills dess att protokollet är justerat.